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ビジネスメールの書き方

巷に溢れている『ビジネスメールの書き方』ですが、一般的に言われている中でも個人的には、「これって必要?」といったような内容のものも多く存在すると考えています。

逆に、人の価値観においては、現在私が使っているようなメールの送り方では、「けしからん!」といった内容もあると考えています。

しかし、私がビジネスの現場においてそのようなメールで何か致命的な失敗をしたとか、成績不良だったかといえばそうではありません。「ビジネスメールではあくまでも受け手側の印象と、業務効率化とのバランスを取り、一番いい塩梅の内容で送る」というのがヤマシタの持論です。

また、企業によってはメールの文例のフォーマットが決まっているところもあるでしょう。それを否定するつもりも毛頭ありませんし、いい文例は積極的に参考にさせていただき、時代とシーンに合わせたメールの送り方に進化させていきたいと常に考えています。

 

作業効率化:予測変換を活用し入力の手間を削減

「お」と打って変換→「お世話になっております。株式会社◯◯◯◯の●●●●です。」

「さくじつ」と打って変換→「昨日はお忙しい中お時間をいただきまして誠にありがとうございました。」

といった具合に、よく使う文例を辞書に登録して起き、長文を入力する手間を省くというテクニックです。

 

書き出し:その時間帯、タイミングでの挨拶を入れる

ビジネスメールの一番頭の文章の定番は、「お世話になっております。」が大半だと感じます。

もちろん、これそのものを否定しませんしヤマシタもつかっている文例ですが、一度お会いした方や一定の関係性を気づいている方に対しては、時間帯によって使う言葉を変えています。

「おはようございます。株式会社◯◯◯◯の●●●●です。 」

「こんにちは。●●●●です。 」

「■■様、こんばんわ。」

と言った具合です。

ビジネスメールというものは往々にして堅苦しい印象になってしまうもの。正しい文を書くことが、必ずしもその相手との距離を詰めることに直結するかはわかりません。交渉相手であったとしても、相手の懐に入ることでより業務を遂行しやすくするために、心理的な距離を縮めるためのテクニックです。

 

締め・署名に工夫を:アピールするポイントなどを盛り込む

メールの最後に定型的に貼り付けられている署名にはどう言った役割があるのでしょうか。

一つには連絡先などを掲載しておくことで、相手が連絡がとりたい際にすぐに調べられるようになどのアクセスの簡便化が挙げられます。

一般的な記載内容としては、

  1.  社名(所属部署名)
  2.  名前(カタカナ・英字 フリガナ)
  3.  連絡先住所(部屋番号含)
  4.  電話番号・FAX番号・メールアドレス
  5.  会社のウェブサイトURL

この辺りが標準装備されていることと思います。

例)標準的な署名
=====================================
○○株式会社 営業部 山下山子(ヤマシタヤマコ)
〒000‐0000 東京都港区六本木0‐0-0 六本木ビル 10F
TEL :03-0000-0000 / FAX :03-0000-0000
MAIL:yamashita-yamako@aaaaaa.co.jp
URL :http://www.aaaaaa.co.jp/
=====================================

案外、署名というものは見られているものです。

せっかく見られているのに、代わり映えのない情報が羅列されているのは勿体無いと感じませんか。

例えば商品の簡単な紹介ページへのリンク、動画コンテンツなどがあればYouTubeへのリンクなど、メールならではの機能を駆使したアピールが署名でも可能です。

新製品が出たり、新たに訴求したい内容が出た時には積極的に署名の内容をブラッシュアップしていくことで、いつ見ても新鮮味のある署名を心がけましょう。

 

件名の工夫:読んでほしいあなたに送るメールであると認識させる

件名の書き方は工夫が必要だとどこのビジネスマナーにも書いてありますが、なぜきちんと書かなければいけないのか、という点を踏まえると「とにかく受信者は数多くのメールを受信しており、その中で自分のメールをきちんと読んでもらい対応してもらう必要があるため」ということに尽きます。

しかし、その工夫も、結局他の人に工夫され尽くした内容であれば、同じく埋もれた内容になってしまいます。

そんな時私が工夫している点は以下の2つ。

・【】と()の使い分け

・より目立ちやすい記号の活用

 

【】と()の使い分け

【●●様:昨日のお打ち合わせで確定した件の共有】株式会社◯◯◯◯ ●●

【12月15日(水)迄のご返信をお願いします】お申し込み手続きの件(●●  ●● ※名前)

こんな具合で、タイトルに具体的なメールの記載内容と、先方にお願いしたい事項が書かれており、行動を促しています。

さらに緊急な事案については、そのあとメールするなどの追いかけも時々行います。

 

より目立ちやすい記号の活用

★重要:先日の件のご対応をいただけておりません★ 株式会社◯◯◯◯ ●●

◆◇◆作業効率アップにお悩みの●●様へ耳寄りな情報◆◇◆

文字情報よりも記号の方が黒色が占める割合が高いため、目につきやすいと言われています。さらにそれを工夫すると、メルマガなどで活用されているタイトルの作り方が非常に参考になります。★マークや、記号の組み合わせによって、より目立つ文例を作り上げ、返信率を高めるように努めましょう。

 

書き出しに工夫:どこどこの誰々さんよりも、誰々さんこそが重要

これはあくまでも持論の展開ですので、反論は数多くあると思う内容です。あえて記載しておきます。

現代の日本社会においては、会社というものは非常に強い力を持っているため、個人が表に出てくる機会は少ないです。多くのサラリーマンにとっては、自覚的に「株式会社◯◯◯◯の●●●●さん」というのを皆一様にもっていると思います。かくいうヤマシタもその一人ですが、相手をより尊重しようと考えるのであれば、「私は●●●●さんに対してメールを送っているのですよ」という点を強調すべきではないか、という考え方に基づいて、メールの冒頭文には 、

 

●●●●様

お世話になっております。株式会社◯◯◯◯の●●●●です。

かくかくしかじか〜

 

といった具合に名前のみを書くことが多くあります。

シーンによっては、当然社名も含めて

 

株式会社◯◯◯◯

△△部 部長 ●● ●●様

 

お世話になっております。株式会社◯◯◯◯の●●●●です。

かくかくしかじか〜

 

と、一般的なビジネスマナーに出てくる記載の仕方を使います。

 

あくまでも使い分けの一種であると考えていますが、個人事業主だったり、その個人が事業を営んでいる方にとっては、会社としての付き合いもさることながら、その本人への信頼が試されます。当然その会社としての事業に対して取引をすることは前提ではありますが、あくまでも、会社の一員であることを踏まえつつ、その相手個人を尊重する、という姿勢を出すためのメールの書き方です。

 

いかがでしたでしょうか。

よくある優等生のメールテクニックはご紹介しませんが、その中でもマニアックなメールテクニックをご紹介しました。

ビジネスシーンにおいては、大まかな定説はあっても、完全なる正解、というものはなかなか存在しません。

メールにおいても、何を目的として書くかによって正解は変わってきます。今回の記事の中で、一つでも参考になる内容があれば幸いです。

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